Để tổ chức hội thảo thành công một cách mĩ mãn không chỉ cần về sự chuẩn bị chỉn chu và kỹ lưỡng mà còn đòi hỏi phải có sự góp mặt của những công cụ, phần mềm để có thể hỗ trợ cho quá trình tổ chức hội thảo được tối ưu và hiệu quả.
Với những điều này sẽ giúp bạn giảm thiểu được rủi ro không đáng có xuất hiện trong sự kiện, cùng với đó sẽ khiến từng hoạt động dù lớn cho tới nhỏ được triển khai mượt mà nhất.
1. Công Cụ Lập Kế Hoạch
- Phần mềm Quản lý Dự án: Sử dụng các công cụ, phần mềm như Trello, Asana hay Microsoft Project để theo dõi từng hạng mục được triển khai, từ đây bạn sẽ nắm rõ được những chi tiết chưa làm được hoàn thành và tại sao? Tuy nhiên sẽ phải đòi hòi cả đội ngũ kiến thức và biết cách sử dụng những nền tảng này.
- Bảng Thời Gian: Xây dựng một bảng thời gian chi tiết giúp bạn, đồng nghiệp và đối tác theo dõi những gì sẽ sắp diễn ra ở trong sự kiện, từ những khung giờ nào sẽ làm gì, sẽ diễn ra như thế nào. Từ đó sẽ giảm thiểu được chậm trễ trong công việc và từ đó đưa ra được giải pháp kịp thời.
2. Công Cụ Truyền Thông Và Quảng Bá
-
- Landing Page: Thông qua trang Landing Page cho hội thảo để có thể cho khách mời tìm kiếm thông tin, đăng ký, khảo sát hoặc có thể để truyền thông để có thêm nhiều khách mời tới trong sự kiện.
- Email Marketing: Có thể áp dụng thêm các công cụ như Mailchimp hoặc Constant Contact, GetResponse để có thể thiết kế Mail HTML đẹp mắt hơn những mail văn bản thông thường và gửi mail cá nhân hoá hàng loạt. Ngoài ra những công cụ này sẽ giúp bạn theo dõi các chỉ số như CTR, CTOR, Open Rates, Bounce Rates,… để nghiên cứu về hành vi sử dụng email của khách hàng hoặc khách mời.
- Mạng Xã Hội: Đây có thể cho là một trong những nền tảng truyền thông mạnh nhất hiện nay. So với xu hướng của người Việt thì kênh mạng xã hội phù hợp nhất để quảng bá đó là Facebook, TikTok, Instagram, Zalo để quảng bá hội thảo và tăng tương tác với khán giả. Tuy nhiên công cụ chỉ là một chuyện, ta còn phải quan tâm tới vấn đề nội dung truyền tải như nào cho hấp dẫn và phù hợp với tệp khách mời. Ngoài ra các bạn có thể chạy quảng cáo trên những nền tảng này.
- SMS Marketing: Khi ứng dụng Landing Page để thu thập data thì chúng ta có thể tận dụng SMS để tiếp cận khách mời một cách gần hơn. Về phần nội dung có thể nói rõ các chi tiết và lưu ý nhỏ khi tham dự sự kiện như dresscode, thông báo thay đổi ngày/ giờ sự kiện,…
Từ đó chúng ta có thể áp dụng cả quá trình truyền thông và quảng bá như sau:
- Tạo Landing Page để phù hợp với các mục đích của sự kiện (VD: để khảo sát, tìm kiếm thông tin, đăng ký cho mục đích nào đó,…) nhưng nên ưu tiên các mẫu điền form để lấy thông tin khách hàng nhất.
- Truyền thông về sự kiện và Landing Page lên các trang mạng xã hội như Facebook, Zalo, TikTok, Instagram,… (có thể cân nhắc để chạy quảng cáo)
- Sau đó sẽ gửi Email/ SMS hoặc cả 2 tới cho tệp khách mời mong muốn, nên ưu tiên cả 2 hơn vì xu hướng check SMS sẽ nhiều hơn khi check Email.
- Ngoài ra từ tệp Data này, chúng ta có thể tận dụng để xin khảo sát đánh giá sau khi trải nghiệm sự kiện xong.
3. Công Cụ Đăng Ký Và Quản Lý Tham Dự
- Hệ Thống Đăng Ký Trực Tuyến: Sử dụng các nền tảng như Eventbrite hoặc Cvent để quản lý việc đăng ký và thanh toán. Từ đây sẽ hỗ trợ quá trình tham dự từ đầu của khách mời được chủ động hơn. Điều này giúp cho việc kiểm soát số lượng người tham dự sự kiện dễ dàng hơn và sẽ giúp tránh các vấn đề liên quan về thanh toán.
- Công Nghệ Check-In: Tạo mã QR cho thẻ tham dự hoặc thêm các loại thiết bị check-in bằng nhận diện khuôn mặt giúp việc kiểm tra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hơn và chi phí thuê nhân sự hơn. Ngoài ra sẽ giảm thiểu cái tình huống sai sót do con người vật hành.
4. Công Cụ Hỗ Trợ Tổ Chức Tại Chỗ
- Thiết Bị Âm Thanh Và Hình Ảnh: Sử dụng micro, loa, màn hình lớn và máy chiếu chất lượng cao để đảm bảo âm thanh và hình ảnh rõ nét.
- Thiết Bị Kết Nối: Bảo đảm có đủ các cáp kết nối, cân đối được với các thiết bị.
- Hệ Thống WiFi: Đảm bảo mạng WiFi ổn định và đủ khả năng đáp ứng nhu cầu truy cập và để sử dụng đường truyền dẫn tín hiệu.
5. Công Cụ Quản Lý Tương Tác Và Phản Hồi
- Phần mềm Quản lý Tương Tác: Sử dụng các công cụ như Slido hoặc Mentimeter để thu thập câu hỏi và phản hồi từ khán giả trong thời gian thực.
- Bảng Đánh giá: Tạo bảng đánh giá trực tuyến giúp người tham gia góp ý kiến nhanh chóng.
6. Công Cụ Hỗ Trợ Hậu Cần
- Dịch Vụ Ẩm Thực: Liên hệ với các đơn vị cung cấp các đồ ăn chính hoặc finger food.
- Bộ Phận Hỗ Trợ Khách Hàng: Có đội ngũ hỗ trợ trực tiếp để giải đáp câu hỏi và xử lý tình huống phát sinh.
7. Công Cụ Đánh Giá Và Báo Cáo
- Phần mềm Phân Tích Dữ Liệu: Sử dụng các công cụ như Google Analytics hoặc Power BI để phân tích hiệu quả và thống kê dữ liệu.
- Báo Cáo Hậu Kỳ: Lập báo cáo chi tiết về hiệu quả của hội thảo, bao gồm phản hồi từ người tham gia.
Kết Luận
Việc tổ chức một hội thảo thành công đòi hỏi sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa nhiều công cụ và thiết bị. Bằng cách sử dụng những công cụ trên, bạn sẽ có được đối ngũ tổ chức chế, từ đó đạt được mục tiêu và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người tham gia.
Tuy nhiên để sử dụng thành thạo những công cụ trên thì sẽ rất khó nên hãy tìm cho mình một đội ngũ và đối tác thật giàu kinh nghiệm để đảm bảo trong quá trình tổ chức hội thảo được diễn ra trọn vẹn nhé!
LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ NGAY
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ DỊCH VỤ H-TECH
- Email: kinhdoanh@htechmedia.vn
- Hotline: 0819.433.888 – 083.897.4567
- Địa chỉ: 52/71 Hoàng Văn Thái, Khương Trung, Thanh Xuân, Hà Nội
- Website: https://htechmedia.vn
- Cho thuê thiết bị giá rẻ tại https://chothuethietbi.net
CẬP NHẬT NHỮNG THÔNG TIN MỚI NHẤT TẠI:
- Fanpage Facebook H-Tech Event, H-Tech Media
- Danh mục Tin Tức Tổng Hợp của website H-Tech Event
