Chương trình hội nghị/ hội thảo là thời điểm vàng của các doanh nghiệp nhằm đưa thông tin, kiến thức, kinh nghiệm về một lĩnh vực hoạt động hoặc chuyên môn nào đó liên quan đến khách mời nhằm kích thích nhu cầu tiềm ẩn, tìm kiếm khách hàng/ đối tác tiềm năng.
Với một chương trình hội nghị, hội thảo thành công sẽ phải xét đến khả năng số lượng người quan tâm và tham gia. Ngoài ra là những yếu tố để gây ấn tượng trước, trong, sau sự kiện và quá trình trải nghiệm của khách mời khi tham dự sự kiện từ những thứ nhỏ nhất được sắp đặt.
1. NGHIÊN CỨU ĐỂ LỰA CHỌN CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN
Việc lựa chọn chủ đề và các loại nội dung là một trong những điều quan trọng nhất trong quá trình tổ chức hội nghị và hội thảo. Với mỗi loại chủ đề sẽ phù hợp với từng doanh nghiệp, từng loại sản phẩm/dịch vụ, từng phong cách trang trí thiết kế, từng khách mời khác nhau. Nên đây được có thể coi là bước đầu trước khi bắt tay vào lên kế hoạch. Tuy nhiên trước đó, ta phải nghiên cứu một số đầu mục để làm rõ chủ đề và nội dung nên chọn như
- Sản phẩm/ Dịch vụ doanh nghiệp cung cấp là gì?
- Nhân khẩu học của khách mời/ khách hàng mục tiêu là gì? (Độ tuổi, tình trạng hôn nhân, vị trí địa lý, thu nhập trung bình,…)
- Nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh
- Phân tích hành vi, đặc tính, insight của khách mời/ khách hàng
- Theo dõi, phân tích và cuối cùng là đưa ra các giải pháp với những options đa dạng khác nhau
- Nghiên cứu về những sự kiện hội nghị/ hội thảo khác.
Và khi chúng ta đã có đầy đủ thông tin trên sẽ giúp cho quá trình tổ chức sự kiện sẽ tăng cơ hội để có thể chạm đúng “insight”, mong muốn của khách mời/ khách hàng khi tham dự sự kiện, điều này sẽ tạo ra ấn tượng không nhỏ trong sự kiện và gia tăng khả năng quay lại sự kiện lần tới.
2. LỰA CHỌN DIỄN GIẢ CHUYÊN NGHIỆP VÀ GIÀU KINH NGHIỆM
Diễn giả trong quá trình tổ chức hội nghị hội thảo được cho là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách mời/ khách hàng, nếu người diễn giả chưa có nhiều kinh nghiệm thì sẽ có khả năng “cây cầu” giữa khách mời/ khách hàng và doanh nghiệp sẽ bị đứt từ đó sẽ không truyền tải được những gì mà doanh nghiệp mong muốn. Từ đó người nghe sẽ không có được trải nghiệm tốt nhất khi tham dự sự kiện, điều này sẽ tạo ra cái nhìn không tốt đối với doanh nghiệp. Vì người diễn giả thực sự tốt họ sẽ có những yếu tố như:
- Kiến thức và kinh nghiệm: Một người diễn giả chuyên nghiệp sẽ biết những cách lựa lời nói, văn phong để truyền tải thông điệp từ doanh nghiệp tới khách mời một cách tinh tế nhất. Đặc biệt đối với các chủ đề phức tạp mà cần nhiều kiến thức chuyên môn về lĩnh vực đó.
- Tạo sự kết nối: Để sự kiện không bị nhàm chán và không như độc thoại thì yếu tố tương tác và kết nối là điều không thể thiếu đối với một độc giả giàu kinh nghiệm. Họ sẽ biết cách chèo lái và đối đáp với những khách mời.
- Độ tin cậy: Thường diễn giả sẽ là người có giàu kiến thức trong một lĩnh vực chuyên môn nhất định nào đó, nên những gì họ nói phải thực sự uy tín và có độ xác thực thông tin chính xác rất cao. Ngoài ra sẽ phải kết hợp với phong thái tự tin khi đứng phát biểu trước hàng trăm hàng nghìn người, từ đó sẽ xây dựng được sự uy tín từ trong mắt khách mời.
Về cơ bản, diễn giả được đánh giá tốt thì sẽ cải thiện được rất nhiều trong trải nghiệm sự kiện ở phía góc độ khách mời, điều này sẽ quyết định sự kiện có thành công hay không.
3. TẬN DỤNG NHỮNG THIẾT BỊ SỰ KIỆN HIỆN ĐẠI
Việc đầu tư vào những trang thiết bị trong chương trình hội nghị hội thảo là điều không nên đắn đo trong sự kiện vì điều này sẽ ảnh hưởng tới hành trình trải nghiệm của khách mời. Đồng thời, trang bị hệ thống thiết bị như hệ thống trình chiếu, âm thanh, truyền phát,.. sẽ giúp cho khách mời dễ dàng nắm bắt và theo dõi chương trình hơn.
- HỆ THỐNG TRÌNH CHIẾU: Đây sẽ là nơi được hướng nhiều ánh mắt dồn về nhất ở sân khấu, cho nên việc lựa chọn thiết bị này nên được lưu tầm hàng đầu để đảm bảo đầu ra của đa dạng các loại phương tiện như video, hình ảnh, slide thuyết trình,… được sắc nét nhất.
- HỆ THỐNG ÂM THANH: Tất nhiên, nếu các trong sự kiện phải sử dụng nhiều việc liên quan tới âm thành thì các thiết bị loa sẽ phải ưu tiên sau đó để đảm bảo rằng giọng từ micro, nhạc từ phát ra phải được rõ ràng và chất lượng nhất.
- HỆ THỐNG ĐƯỜNG TRUYỀN: Khi tận dụng các thiết bị hiện đại thì chắc chắn rằng phải kèm theo hệ thống đường truyền mạnh mẽ. Từ đó các thiết bị sẽ được hoạt động trơn tru hơn và có thể tận dụng để tạo ra các chương trình tương tác, kết nối giữa các khách mời.
Bên ngoài đó, sẽ phải chú ý thêm các yếu tố thiết bị bên ngoài khác nhau như ánh sáng, check-in,.. nữa để đem lại trải nghiệm tốt nhất.
4. TẠO RA CÁC MINIGAME, HOẠT ĐỘNG GIẢI TRÍ
Bên cạnh đó khi tổ chức hội nghị hội thảo, chúng ta nên thêm các yếu tố mang tính chất giải trí như minigame, đố vui, tương tác,.. để gia tăng phần thú vị hấp dẫn trong sự kiện và giúp cho sự kiện không bị nhàm chán.
5. TIẾP NHẬN PHẢN HỒI CỦA KHÁCH MỜI SAU SỰ KIỆN
Dù cho bạn có cho rằng chương trình hội nghị hội thảo của bạn được diễn ra thành công và hoàn hảo đến đâu thì bước cuối cùng là đón nhận những phản hồi từ những người có mặt trong sự kiện. Không chỉ là những khách mời, mà còn là những người tham gia tổ chức sự kiện để có được những đánh giá toàn cảnh nhất trong sự kiện. Để có thể thu thập feedback, ta có thể tận dụng các hình thức như sau:
- FORM KHẢO SÁT: Dưới hình thức này có thể diễn ra được trên Online và Offline. Đối với Online, ta có thể tạo những form khảo sát trên Google hoặc những công cụ khác, Offline thì có thể tạo form bằng giấy rồi đưa cho những người có mặt.
- MẠNG XÃ HỘI: Đây là cách nhanh nhất có thể thu thập phản hồi thông qua các cách như đăng bài viết kèm hashtag hoặc minigame có phần thưởng nho nhỏ tuy nhiên lại thiếu tính xác thực vì sẽ có ít tính đảm bảo đối với những người phản hồi là những người tham gia sự kiện hay không?
- THẢO LUẬN TRỰC TIẾP: Có thể khuyến khích người tham dự phản hồi khi ở cuối sự kiện để có thể gia tăng cơ hội phản hồi hơn. Tuy nhiên, phương pháp này không được đánh giá cao vì có nhiều cản trở trong quá trình thu thập.
Và đó là tất cả những để có thu hút khách mời/ khách hàng tới với sự kiện hội nghị/ hội thảo của bạn. Mong rằng những giải đáp trên có phần làm hài lòng các bạn phần nào. Hãy để lại thêm những ý kiến để ta có thể cùng nhau bàn luận ngay ở dưới nhé!
LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ NGAY
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ DỊCH VỤ H-TECH
- Email: kinhdoanh@htechmedia.vn
- Hotline: 0819.433.888 – 083.897.4567
- Địa chỉ: 52/71 Hoàng Văn Thái, Khương Trung, Thanh Xuân, Hà Nội
- Website: https://htechmedia.vn
- Cho thuê thiết bị giá rẻ tại https://chothuethietbi.net
CẬP NHẬT NHỮNG THÔNG TIN MỚI NHẤT TẠI:
- Fanpage Facebook H-Tech Event, H-Tech Media
- Danh mục Tin Tức Tổng Hợp của website H-Tech Event
