Trong thời đại hiện nay, tổ chức sự kiện đã trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược truyền thông, marketing và xây dựng hình ảnh thương hiệu của các doanh nghiệp, tổ chức. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ tổ chức sự kiện là gì? và làm thế nào để tổ chức một sự kiện thành công, chuyên nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp toàn bộ những thắc mắc liên quan đến lĩnh vực này.
Trong một vài năm trở lại đây, tổ chức sự kiện là một hoạt động không thể thiếu trong những chiến dịch truyền thông Marketing nhằm xây dựng hình ảnh cũng như thương hiệu của các doanh nghiệp. Nhưng đa số không phải ai cũng hiểu định nghĩa tổ chức sự kiện là gì? Điều gì khiến cho sự kiện được diễn ra trơn tru và chuyên nghiệp? Hãy cùng H-Tech tìm hiểu ngay ở dưới đây về lĩnh vực này nhé!
1. Định nghĩa tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là gì? Hiểu một cách cơ bản, đây là một quá trình lên kế hoạch, setup, kiểm tra và quản lý những hoạt động nhằm truyền tải thông điệp và quảng bá thương hiệu ngoài ra để cải thiện mối quan hệ giữa đối tác, khách hàng và doanh nghiệp đối với các hoạt động PR.
Sự kiện có nhiều những loại hình khác nhau như hội thảo, hội nghị, khai trương, ra mắt sản phẩm, year end party,..mỗi sự kiện đều có mục đích riêng của chúng.
2. Mục đích của việc tổ chức sự kiện
Khi nắm bắt được ý nghĩa của tổ chức sự kiện, đã bao giờ chúng ta đặt ra câu hỏi là tại sao những cá nhân và doanh nghiệp thường xuyên bỏ ra số tiền lớn như vậy để đầu tư như vậy? Vì mỗi một sự kiện đều hướng tới những mục đích khác nhau như:
- Quảng bá thương hiệu: Xây dựng hình ảnh và tăng độ nhận diện thương hiệu trong mắt khách hàng và đối tác
- Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ: Đây là một cách rất thông dụng và hiệu quả để doanh nghiệp có thể thông qua sự kiện, doanh nghiệp có cơ hội trình bày sản phẩm một cách trực quan, ấn tượng.
- Tăng cường kết nối nội bộ: Thông qua sự kiện nội bộ sẽ giúp gắn kết nhân viên, từ đó sẽ nâng cao tinh thần hiệu quả làm việc nhóm.
- Gây dựng niềm tin và uy tín: Một sự kiện được đầu tư sẽ thể hiện sự chỉn chu và chuyên nghiệp từ đấy sẽ có được cái nhìn từ khách hàng cho thấy sự uy tín và nghiêm túc đến từ BTC và doanh nghiệp.
- Tạo hiệu ứng truyền thông: Tổ chức sự kiện cũng được cho là một công cụ Marketing rất hiệu quả, từ đó sẽ có thể lan tỏa mạnh mẽ thông điệp và tạo hiệu ứng tích cực trên các nền tảng mạng xã hội.
3. Những loại hình sự kiện phổ biến hiện nay
Vào thời điểm hiện nay, có rất nhiều loại hình sự kiện đa dạng và khác nhau, tuy nhiên chỉ có một vài loại là đang phổ biến nhất. Và dưới đây là những loại hình sự kiện đó:
- Sự kiện doanh nghiệp: hội nghị khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm, kỷ niệm thành lập, họp báo…
- Sự kiện cộng đồng: ngày hội việc làm, hội chợ, chương trình từ thiện…
- Sự kiện giải trí: lễ hội âm nhạc, gameshow, cuộc thi…
- Sự kiện cá nhân: tiệc cưới, sinh nhật, tiệc kỷ niệm…
- Sự kiện trực tuyến (online event): webinar, livestream, hội thảo trực tuyến…
4. Quy trình để tổ chức sự kiện thật chuyên nghiệp
Tổ chức sự kiện không đơn giản là thu xếp thời gian và lựa chọn địa điểm một cách hợp lý, mà đó là một quá trình và hành động phức tạp cần đến sự phối hợp của các đơn vị, bộ phận, đối tác khác nhau. Và dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp.
Bước 1: Xác định mục tiêu và đối tượng tham dự
Bước đầu tiên mọi người thường nhầm sẽ là phải lên kế hoạch luôn, tuy nhiên nếu không biết mục tiêu và mục đích rõ ràng trước khi lên kế hoạch thì khi triển khai sẽ không được như ý muốn. Vì khi xác định mục tiêu, mục đích và đối tượng tham dự thì sẽ tối ưu được thông điệp được truyền tải và tối ưu phần trải nghiệm của khách mời hơn.
Bước 2: Lên ý tưởng và lập kế hoạch tổng thể
Sau khi lập được mục tiêu, mục đích và đối tượng tham dự thì chúng ta sẽ bắt đầu lên ý tưởng cho sự kiện. Ý tưởng được cho là khởi nguồn cho mọi nội dung ở trong sự kiện từ concept, lựa chọn hình thức, kịch bản, nhân sự, đối tác, ngân sách…
Bước 3: Lựa chọn địa điểm và thời gian phù hợp
Địa điểm tổ chức phải thuận tiện cho khách mời, phù hợp với số lượng người tham dự và ngân sách. Thời gian cũng cần tránh trùng với các dịp đặc biệt khác để đảm bảo sự tham gia đầy đủ.
Việc thuê địa điểm tổ chức có thể nói là hạng mục gần như và có khả năng sẽ tốn nhiều ngân sách nhất nên phải cần suy nghĩ. Một số điều cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp đó là vị trí, diện tích của địa điểm, số lượng người giới hạn, phong cách trang trí, thời gian tổ chức có bị trùng vào những dịp đặc biệt nào không?…
Bước 4: Triển khai các hạng mục chuẩn bị
Khi triển khai các hạng mục chuẩn bị, tất nhiên sẽ phải lựa chọn nhà cung cấp và những đối tác uy tín thì sẽ tránh được những sự cố không mong muốn. Các hạng mục sẽ bảo gồm như: thiết kế sân khấu, POD, âm thanh ánh sáng, quà tặng, MC, nghệ sĩ, những thiết bị sự kiện,…Đây là giai đoạn mất nhiều thời gian và nhân lực nhất để chuẩn bị.
Bước 5: Truyền thông cho sự kiện
Cho dù sự kiện có quy mô từ nhỏ cho tới lớn mà không có sự xuất hiện của truyền thông sự kiện sẽ có thể không phát huy hiệu quả. Các công cụ truyền thông có thể áp dụng như báo chí, mạng xã hội, email, SMS, OOH hoặc những chiến dịch online.
Bước 6: Tổ chức và giám sát sự kiện
Trong ngày diễn ra sự kiện, cần có đội ngũ giám sát từng hạng mục để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch và kịch bản.
Trong ngày diễn ra sự kiện, nên có những đội ngũ giám sát của từng hạng mục riêng để đảm bảo mọi thứ không có sai sót và được diễn ra trơn tru. Tất nhiên chúng ta phải tổng duyệt trước đó để kiểm tra trước mọi thứ vì sẽ không lường trước được những tình huống có thể phát sinh khi sự kiện đang được diễn ra.
Bước 7: Đánh giá và tổng kết sau sự kiện
Và cuối cùng là sau sự kiện, chúng ta cần có những báo cáo tổng kết, đánh giá mức độ hài lòng của khách mời, đo lường sự thành công, những điểm mạnh và những điểm cần cải thiện, từ đó rút ra được kinh nghiệm và chuẩn bị cho những lần tổ chức tiếp theo.
5. Tổ chức sự kiện – Nghề của sự sáng tạo và đầy thách thức
Khi nói đến câu hỏi tổ chức sự kiện là gì? Không thể nhắc tới những yếu tố về con người được liên kết với nhau như thế nào. Trong ngành đòi hỏi người làm nghề phải có sự sáng tạo, khả năng lên kế hoạch, quản lý thời gian thông minh và khả năng xử lý tình huống nhanh nhẹn.
Mỗi sự kiện là một “sản phẩm” riêng biệt nên sẽ không có một khuôn mẫu cố định. Người trong ngành luôn luôn phải cập nhật xu hướng và sẵn sàng đổi mới phong cách, tư duy của chính bản thân. Vì thế đây không phải là môi trường dành cho những người ngại khó, mà sẽ phù hợp với những người luôn đón chờ những thử thách, đòi hỏi sự năng động và mong muốn tạo ra sự độc đáo trong công việc.
6. Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện
Để sự kiện diễn ra thành công, bên cạnh những khâu về quy trình chuẩn xác, người tổ chức cần lưu ý thêm những điểm sau:
a) Chuẩn bị sẵn phương án dự phòng
Không có sự kiện nào cũng được diễn ra hoàn hảo theo kế hoạch dự tính ban đầu. Vì vậy, chúng ta cần những bị những phương án và kế hoạch dự phòng trong những tình huống phổ biến như: thời tiết mưa bão, mất điện, MC vắng mặt, thiết bị hỏng, khách mời huỷ phút chót…
b) Kiểm tra kỹ lưỡng thiết bị kỹ thuật
Âm thanh – ánh sáng – trình chiếu là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mời. Trước khi sự kiện diễn ra, nên test kỹ toàn bộ hệ thống nhiều lần để đảm bảo không có sự cố.
Âm thanh, ánh sáng và thiết bị trình chiếu là những hạng mục quan trọng nhất sẽ ảnh hưởng tới trải nghiệm sự kiện của khách mời tham dự. Trước khi sự kiện được diễn ra, thì nên cần tổng duyệt trước cả chương trình để test toàn hệ thống thiết bị đảm bảo không có sự cố về hỏng hóc.
c) Giao tiếp rõ ràng giữa các bộ phận
Một sự kiện lớn thường có nhiều bộ phận: hậu cần, kỹ thuật, lễ tân, truyền thông, kịch bản… Việc phối hợp nhịp nhàng giữa các nhóm là điều kiện tiên quyết để sự kiện diễn ra trơn tru.
d) Chú ý đến trải nghiệm khách tham dự
Từ việc tiếp đón, hướng dẫn, chỗ ngồi đến đồ ăn, quà tặng… tất cả đều cần được chuẩn bị chu đáo. Trải nghiệm tốt sẽ tạo ấn tượng tích cực và giúp lan toả sự kiện mạnh mẽ hơn.
7. Kết luận
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ tổ chức sự kiện là gì, cũng như tầm quan trọng và quy trình để tạo nên một sự kiện thành công. Dù bạn là doanh nghiệp muốn tổ chức chương trình chuyên nghiệp, hay cá nhân có mong muốn tìm hiểu về ngành nghề hấp dẫn này, thì việc nắm rõ kiến thức cơ bản là nền tảng đầu tiên và quan trọng nhất.
Nếu bạn đang có nhu cầu tìm đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp, hãy tìm hiểu và chọn lựa những agency có kinh nghiệm, sáng tạo và tận tâm. Bởi vì, một sự kiện thành công sẽ góp phần nâng tầm thương hiệu và tạo dấu ấn khó quên trong lòng khách tham dự.
LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ NGAY
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ DỊCH VỤ H-TECH
- Email: kinhdoanh@htechmedia.vn
- Hotline: 0819.433.888 – 083.897.4567
- Địa chỉ: 52/71 Hoàng Văn Thái, Khương Trung, Thanh Xuân, Hà Nội
- Website: https://htechmedia.vn
- Cho thuê thiết bị giá rẻ tại https://chothuethietbi.net
CẬP NHẬT NHỮNG THÔNG TIN MỚI NHẤT TẠI:
- Fanpage Facebook H-Tech Event, H-Tech Media
Danh mục Tin Tức Tổng Hợp của website H-Tech Event
