Phương pháp quản trị rủi ro hiệu quả trong tổ chức sự kiện

Đối với các doanh nghiệp, việc tổ chức sự kiện ngày càng trở nên phổ biến. Việc tổ chức sự kiện đòi hỏi đáp ứng những nhu cầu cần thiết của khách hàng. Điều này đồng nghĩa các khâu tổ chức sự kiện phải chuyên nghiệp, chỉn chu hơn nữa. Đó là lý do việc quản trị rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện ngày càng được quan tâm.

1. Một số rủi ro thường gặp

1.1. Rủi ro trong lập kế hoạch

Những sự kiện khác nhau sẽ hướng tới những mục tiêu khác nhau, vì thế cách thiết kế và bài trí không gian cần được lựa chọn phù hợp. Nếu trang trí một buổi sự kiện cần sự trang nghiêm sang hơi hướng hài hước, sôi nổi sẽ đánh mất giá trị cần hướng tới của sự kiện.

Cơ cấu nhân lực cũng có thể xảy ra những rủi ro, các bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ nguồn nhân lực phục vụ cho buổi tổ chức sự kiện. Nếu thiếu nhân lực, buổi sự kiện sẽ không thể diễn ra hoàn hảo, nếu quá dư nhân lực sẽ là lãng phí ngân sách chi trả. Chính vì vậy, các bạn cần phải lập kế hoạch chi tiết và kĩ lưỡng để hạn chế những rủi ro.

1.2. Rủi ro trong hoạch định ngân sách

Nếu hoạch định ngân sách thấp hơn thực tế thì khi chạy sự kiện sẽ không có ngân sách bù vào, nếu quá cao so với thực tế sẽ làm tăng chi phí, giảm bớt lợi nhuận cho công ty.

1.3. Rủi ro trong dịch vụ chăm sóc khách hàng

Nhân viên của công ty cần phải gọi điện nhắc nhở, thông báo ngày giờ cụ thể, chính xác cho quý khách hàng và đối tác. Việc khách hàng quên dự buổi sự kiện sẽ phần nào ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty.

1.4. Rủi ro trong quyết định địa điểm tổ chức

Trước khi chuẩn bị không gian sự kiện, các bạn cần phải tìm hiểu mục đích, mục tiêu, số lượng người tham gia để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Nếu các bạn lựa chọn không gian quá chật, quá hẹp hoặc lựa chọn tổ chức ngoài trời trong khi điều kiện thời tiết không mấy khả quan sẽ ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện.

1.5. Rủi ro trong việc chuẩn bị trang thiết bị

Những tình huống mất điện, thiếu ghế, micro, ánh sáng, âm thanh,…gặp sự cố sẽ làm cho quý khách hàng không hài lòng. Họ sẽ cảm thấy công ty làm việc thiếu chu đáo, từ đó ảnh hưởng đến hình của công ty.

1.6. Rủi ro từ các yếu tố môi trường

Môi trường thiên nhiên (mưa, gió, bão…), môi trường văn hóa (đánh nhau, chửi nhau, say xỉn quậy phá…), môi trường chính trị, pháp luật (thiếu giấy tờ, thủ tục liên quan). Đây được coi là một trong những sự cố rất bất ngờ, điều đó đòi hỏi ban tổ chức cần phải chuẩn bị những vật dụng cần thiết như ô dù, màn che, di chuyển khách mời đến vị trí an toàn. Nhìn chung, ban quản trị sự kiện có cách xử lý nhạy bén, thông minh phù hợp với từng hoàn cảnh khác nhau.

2. Một số phương pháp quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện

2.1. Kiểm tra an toàn của địa điểm tổ chức sự kiện

Trong thực tế những rủi ro về địa điểm tổ chức sự kiện có thể xảy ra, ngoài những gì đã phân tích ở trên, địa điểm tổ chức cũng có thể xảy ra hỏa hoạn, ngất xỉu, bị thương,… Vì thế ban quản trị cần phải chuẩn bị đầy đủ nhân lực y tế, phòng cấp cứu cơ bản, xe cứu thương dùng trong trường hợp khẩn cấp. Ngoài ra, các khu vực có nguy cơ tìm ẩn nguy hiểm cần được đóng kín.

2.2. Quan sát phản ứng của người tham gia sự kiện

Trong bất cứ buổi tổ chức buổi sự kiện nào cũng có thể xảy ra những rủi ro về hành vi nhận thức, đội ngũ chuyên viên cần phải quan sát kĩ lưỡng, phân tích tình hình và đưa ra cách xử lý kịp thời. (ví du: những người gây gỗ đánh nhau, sự dụng chất kích thích nguy hiểm sẽ bị mời ra ngoài và chịu trách nhiệm hành chính hoặc hình sự).

2.3. Thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình tổ chức sự kiện

Để đảm bảo sự an toàn cho chương trình, ban quản lý sự kiện cần phải thực hiện đầy đủ các quy trình tổ chức sự kiện. Việc làm theo quy trình, sẽ giúp các bạn nhanh chóng tìm ra những rủi ro tiềm ẩn và kịp thời đề ra phương án giải quyết. Về cơ bản, các bạn phải thực hiện những công việc sau:

• Vệ sinh khu vực sự kiện
• Khoanh vùng các khu vực hạn chế người tham dự ra vào
• Công tác chuẩn bị tiếp khách
• Thông tin liên lạc trong sự kiện
• Quà tặng hoặc ăn uống

Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện hội thảo từ A đến Z

2.4. Phỏng vấn nhân sự

Phỏng vấn nhân sự được coi là một bước rất quan trọng trong khâu tổ chức sự kiện nhằm quản lí những rủi ro. Ban tổ chức cần tìm được nguồn nhân lực có kinh nghiệm làm việc trong các sự kiện, đồng thời đưa ra những câu hỏi dự trù sự cố xảy ra để xem cách trả lời của họ. Bên cạnh đó, nguồn nhân lực cần phải đảm bảo sức khỏe và nắm được những kĩ năng cần thiết. Để hạn chế rủi ro, những người đáp ứng đứng yêu cầu của công ty mới được lựa chọn.

Trên đây là một vài rủi ro và phương pháp phòng tránh mà chúng tôi chia sẻ đến các bạn. Hi vọng bài viết của chúng tôi sẽ giúp các bạn có phương pháp quản trị rủi ro hiệu quả trong tổ chức sự kiện.