TỔ CHỨC SỰ KIỆN KHAI TRƯƠNG: KHỞI ĐẦU HOÀN HẢO CHO MỘT CHẶNG ĐƯỜNG MỚI

Tổ chức sự kiện khai trương là dấu mốc quan trọng, đánh dấu sự bắt đầu của một doanh nghiệp. Đây cũng là dịp để đề cập đến các mục tiêu và mong muốn của doanh nghiệp, cũng như kết nối với khách hàng. Và với kinh nghiệm của mình, H-TECH Event sẽ gợi ý cho bạn những ý tưởng tổ chức sự kiện phù hợp.

1. Kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương

Để buổi lễ khai trương diễn ra thành công và mang lại dấu ấn cho doanh nghiệp, chúng ta phải chuẩn bị một kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể. Đặc biệt, nội dung chương trình phải tạo được điểm nhấn, gây ấn tượng cho khách mời tham dự và thu hút sự quan tâm của các khách hàng.

1.1. Xác định mục tiêu tổ chức

Bước đầu tiên là phải xác định mục tiêu mà doanh nghiệp muốn hướng tới là gì. Từ đó sẽ dựa trên mục đích chính để triển khai các phần tiếp theo sao cho phù hợp với doanh nghiệp và thu hút nhiều khách hàng biết đến.

Đa số các doanh nghiệp tổ chức sự kiện khai trương đều hướng đến mục đích chính là giới thiệu doanh nghiệp cùng sản phẩm, dịch vụ của mình đến các khách hàng. Đồng thời thể hiện tầm nhìn chiến lược kinh doanh sản xuất trong tương lai.

1.2. Xác định đối tượng khách mời

Mỗi một doanh nghiệp sẽ có những đối tượng khách hàng khác nhau. Việc xác định đối tượng phù hợp với doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả của buổi lễ và đưa sản phẩm của doanh nghiệp tiếp cận đến khách hàng một cách nhanh nhất.

Dựa vào việc xác định đối tượng khách hàng cũng góp phần xây dựng nội dung và chủ đề và của buổi lễ sát hơn với mong muốn của khách hàng.

1.3. Xây dựng chủ đề của sự kiện

Khi đã xác định mục tiêu, chúng ta sẽ tiến hành đưa ra các ý tưởng phù hợp. Những ý tưởng sáng tạo, key moment là điểm nhấn giúp buổi lễ khai trương trở nên thú vị, thu hút khách mời và thể hiện sự khác biệt của doanh nghiệp so với các doanh nghiệp khác.

Việc lựa chọn ý tưởng độc lạ, cũng là một điểm cộng giúp chương trình diễn ra thành công và ghi được dấu ấn trong lòng các khách mời tham dự cũng như mang yếu tố truyền thông mạnh, giúp quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp một cách tự nhiên và hiệu quả nhất.

1.4. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

Việc lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức vô cùng quan trọng. Theo quan niệm của cha ông từ xưa, lựa chọn giờ đẹp sẽ giúp việc kinh doanh thuận lợi, suôn sẻ. Ngoài ra, các sự kiện khai trương thường được tổ chức ngay tại địa điểm khai. Do đó cần phải khảo sát, đo đạc cẩn thận tránh rủi ro trong việc thiết kế và thi công.

1.5. Truyền thông cho sự kiện

Để thương hiệu doanh nghiệp được biết đến và tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng khác nhau thì hoạt động marketing vô cùng cần thiết và quan trọng. Việc đẩy mạnh truyền thông giúp nâng cao giá trị hình ảnh của công ty, thúc đẩy thương hiệu phát triển và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Ngoài ra truyền thông mạnh cũng góp phần tạo chỗ đứng cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp được biết đến rộng rãi và phổ biến hơn.

Tùy vào quy mô của sự kiện, chúng ta có thể sử dụng các phương tiện truyền thông khác nhau.

1.6. Quản lý rủi ro trong sự kiện

Trong bất kì các sự kiện lớn nhỏ thì đều chứa đựng những rủi ro trong đó. Các yếu tố: Con người, thời tiết, thiết bị, chi phí … đều có thể tiềm ẩn những nguy cơ gây nên rủi ro trong sự kiện. Chính vì vậy, việc dự đoán rủi ro sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra được các biện pháp khắc phục kịp thời, chủ động trong mọi tình huống để sự kiện được diễn ra liên tục và suôn sẻ.

2. Triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương

Sau khi lập kế hoạch tổ chức lễ khai trương, để sự kiện diễn ra đúng như kế hoạch vạch ra, chúng ta cần lên kịch bản, timeline chi tiết cho chương trình từ khâu thiết kế, chuẩn bị vật tư và thi công. Ngoài ra để sự kiện diễn ra thêm phần chỉnh chu và tránh những rủi ro không đáng có, chúng ta nên lên kịch bản chạy chương trình và kịch bản MC.

2.1. Thiết kế ấn phẩm

Hình ảnh đẹp là ấn tượng ban đầu, góp phần tạo sự hứng thú và tò mò của khách hàng đối với doanh nghiệp.

Việc thiết kế hình ảnh đẹp mang tính thẩm mỹ và nghệ thuật dựa theo chủ đề của doanh nghiệp  giúp buổi lễ khai trương trở nên đặc biệt, thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo điểm nhấn phong cách riêng biệt của doanh nghiệp.

2.2. Lập danh sách khách mời 

Lập danh sách khách mời phù hợp với buổi lễ khai trương. Chuẩn bị thiệp mời và các công việc tiếp đón khách mời một cách chu đáo nhất góp phần tạo thiện cảm lớn cho khách mời.

2.3. Chuẩn bị trang thiết bị

Đối với sự kiện khai trương, việc chuẩn bị thi công, trang trí càng cần được chuẩn bị kĩ lưỡng. Nên dựa vào nội dung chương trình để chuẩn bị các thiết bị phù hợp, cần thiết cho buổi lễ. Các thiết bị cơ bản để tổ chức sự kiện khai trương cần có bao gồm:

• Hệ thống âm thanh, ánh sáng tương ứng, phù hợp với số lượng khách mời tham dự.
• In ấn backdrop, banner, standee,…theo kích thước yêu cầu.
• Hoa tươi, cột barie, pháo điện, pháo giấy sử dụng để trang trí sân khấu.
• Bộ cắt băng khai trương gồm: khay, kéo, băng đỏ và hoa cài.
• Hòm bốc thăm phục vụ cho tiết mục bốc thăm may mắn trong chương trình.
• Tiệc mặn hoặc tiệc ngọt, đồ uống cho các khách mời tham dự.
• Quà tặng cho các khách mời tham dự buổi lễ.

Xem thêm: Cho thuê màn LED phục vụ sự kiện

2.4. Thi công trang trí sự kiện

Thi công các hạng mục chỉn chu trước khi diễn ra sự kiện từ 12-24 tiếng

• Tại khu vực lối vào sự kiện: Treo băng-rôn và đặt standee dọc lối đi và xung quanh khu vực diễn ra sự kiện.
• Tại sân khấu chính: Trang trí sân khấu, backdrop, hoa tươi, pháo theo thiết kế đã chốt
• Tại khu vực đón khách: Bàn lễ tân, setup bàn teabreak, đồ uống cho khách tham dự
• Tại khu vực diễn ra lễ khai trương: Setup bàn ghế cho khách mời. Đối với khách mời VIP thì nên chuẩn bị thêm hoa để bàn và hoa cài ngực để thêm phần trang trọng.
• Tại khu vực trưng bày sản phẩm: Setup, trang trí khu vực trưng bày sản phẩm và trang trí cửa hàng.

2.5. Lựa chọn nhân sự phù hợp

Để sự kiện diễn ra suôn sẻ thì việc lựa chọn nhân sự phải được cân nhắc kĩ càng.

• MC: Lựa chọn MC có nhiều kinh nghiệm dẫn sự kiện khai trương là một lợi thế. MC linh hoạt trong mọi tình huống và có khả năng tương tác với khách hàng tốt.

• Ca sĩ biểu diễn: Tùy vào đặc thù của doanh nghiệp và đối tượng khách mời tham dự để lựa chọn ca sĩ phù hợp.
• Lễ tân: Là đại diện lễ tân đứng đón khách nên cần lựa chọn PG ngoại hình sáng, cười tươi và linh động.
• Lân sư rồng: Biểu diễn nhiệt tình, thu hút được các khách hàng.

• Quay phim, chụp hình: Có kĩ thuật và kinh nghiệm, lưu giữ được những khoảnh khắc đẹp của buổi lễ khai trương và có thể sử dụng hình ảnh trong buổi lễ để làm truyền thông.

3. Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện khai trương uy tín, phù hợp

Trên thị trường hiện nay có vô vàn các đơn vị tổ chức sự kiện. Nhưng để lựa chọn được đơn vị phù hợp thì không phải điều dễ dàng. Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện khai trương, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 0949554556, H-Tech cam kết sẽ mang lại những sự kiện chất lượng, độc đáo.

Thông tin liên hệ H-TECH Event:

Hotline: 0949 554 556

Email: hung.hv@htechmedia.vn

Địa chỉ văn phòng: Số 52 ngõ 71 Hoàng Văn Thái, Khương Trung, Thanh Xuân, Hà Nội, Việt Nam