Bí quyết tổ chức chương trình âm nhạc, nghệ thuật chuyên nghiệp

Chương trình âm nhạc, hòa nhạc, nghệ thuật mang lại nhiều trải nghiệm đáng nhớ cho cả người tổ chức và khán giả. Tuy nhiên, việc tổ chức lại là một quá trình phức tạp, đòi hỏi kế hoạch chi tiết, cẩn thận. Bạn cần bắt đầu từ quy trình xây dựng ý tưởng, chọn địa điểm, triển khai kịch bản.

1. Sự kiện âm nhạc

Sự kiện âm nhạc là sự kiện cộng đồng, mang tính văn hóa, nghệ thuật. Chương trình bao gồm các màn biểu diễn của những nghệ sĩ thực thụ trước khán giả yêu nhạc. Thông thường, các sự kiện này thu hút khá đông khán giả nhờ tính giải trí và độc đáo. Do đó, số lượng vé sẽ bị giới hạn.

Chương trình âm nhạc có thể có nhiều hình thức khác nhau, từ các buổi biểu diễn nhỏ tại các câu lạc bộ đến các hòa nhạc lớn tại các địa điểm lớn như sân vận động hoặc nhà hát. Các loại sự kiện âm nhạc cũng có thể đa dạng, bao gồm hòa nhạc, festival âm nhạc, buổi biểu diễn trực tiếp, và các chương trình biểu diễn đặc biệt khác.

2. Quy trình tổ chức chương trình âm nhạc, nghệ thuật

2.1. Xác định ý tưởng và mục tiêu của sự kiện

Bước đầu tiên quan trọng là xác định ý tưởng và mục tiêu sự kiện âm nhạc của bạn. Để xác định ý tưởng và mục tiêu, bạn cần xem xét một số yếu tố quan trọng bao gồm:

• Xác định mục tiêu chính của sự kiện: Mục tiêu có thể là tăng cường nhận diện thương hiệu, quảng bá nghệ sĩ, quyên góp cho mục tiêu xã hội, tạo sân chơi cho cộng đồng đam mê âm nhạc, hoặc thúc đẩy doanh số bán hàng.
• Xác định đối tượng mục tiêu: Đây là những người mà sự kiện hướng tới, bao gồm đối tượng tuổi, sở thích âm nhạc, vị trí địa lý, và bản chất của sự kiện (có thể là công chúng rộng lớn hoặc một nhóm nhỏ khách mời).
• Đánh giá thị trường: Tìm hiểu thị trường và ngữ cảnh để đưa ra kịch bản phù hợp với mục tiêu chính của sự kiện âm nhạc.
• Tìm ý tưởng sáng tạo và phù hợp: Tạo ra ý tưởng dựa trên mục tiêu và đối tượng mục tiêu của sự kiện. Bạn có thể lựa chọn các chủ đề, nghệ sĩ tham gia, trải nghiệm đặc biệt, hoặc phong cách âm nhạc phù hợp với đối tượng mục tiêu và ngữ cảnh.

2.2. Lựa chọn địa điểm phù hợp

Sau khi xác định loại sự kiện âm nhạc cho sự kiện, hãy xem xét kỹ lưỡng về địa điểm và không gian sự kiện. Điều này quan trọng để đảm bảo rằng mọi yếu tố âm nhạc, từ thiết bị đến quy trình, đều được tối ưu hoá và phù hợp với không gian đã chọn Đồng thời, xác định các đặc điểm cụ thể như thời gian, quy mô, và mức giá vé.

2.3. Xây dựng kịch bản chương trình

Kịch bản chương trình bao gồm khung thời gian, nội dung tương ứng và nhân lực chịu trách nhiệm. Ngoài kịch bản chung, doanh nghiệp nên thiết kế kịch bản riêng cho team kỹ thuật. Đây là bộ phận điều phối chương trình, làm việc trực tiếp với hệ thống âm thanh, ánh sáng, visual,… Vì vậy khối lượng công việc sẽ nhiều và đòi hỏi sự chi tiết.

2.4. Xử lý thủ tục hành chính

Các chương trình âm nhạc thường liên quan đến các thủ tục hành chính như xin cấp phép tổ chức, bản quyền tác giả,… Đặc biệt một số chương trình còn có thêm yếu tố nước ngoài, hoặc liên quan đến chính trị.

2.5. Dàn dựng sân khấu và chuẩn bị công tác hậu cần

Quá trình dàn dựng sân khấu và chuẩn bị công tác hậu cần đòi hỏi sự kỹ lưỡng, cẩn thận và tỉ mỉ. Cần có nhân sự phụ trách điều hướng, kiểm soát các hạng mục.

2.6. Tập duyệt chương trình

Sau khi hoàn thành thi công, doanh nghiệp tiến hành tập duyệt chương trình tại địa điểm tổ chức. Trong quá trình tập duyệt, các yếu tố không phù hợp nên được điều chỉnh hoặc loại bỏ để đảm bảo giảm thiểu rủi ro, nâng cao mức độ hiệu quả chương trình.

2.7. Tổng kết sau sự kiện

Để đo lường sự thành công và tính hiệu quả của sự kiện âm nhạc, doanh nghiệp cần tiến hành kế hoạch truyền thông sau khi chương trình kết thúc. Thông thường, sản phẩm truyền thông sẽ là những hình ảnh và thước phim lưu lại các khoảnh khắc đẹp trong suốt sự kiện, hoặc bài báo, PR,…

Bên cạnh đó, sau sự kiện, ban tổ chức nên gửi lời tri ân đến toàn thể khách mời tham dự. Điều này không chỉ thể hiện sự cảm kích và biết ơn, mà còn tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp cho những sự kiện kế tiếp.

3. Những lưu ý khi tổ chức sự kiện âm nhạc

Đừng bỏ qua lưu ý sau đây trong quá trình tổ chức sự kiện âm nhạc:

• Kiểm soát số lượng khách mời tham dự, có dự phòng trong trường hợp thiếu người.
• Xác định độ tuổi, khán giả phù hợp và kiểm soát chặt chẽ để bảo đảm an toàn.
• Nhân sự có chuyên môn và kinh nghiệm để đảm bảo thực hiện tốt công việc ở mọi khu vực
• Proposal sự kiện âm nhạc có nội dung phù hợp với thuần phong mỹ tục
• Cần có kế hoạch dự phòng cho những trường hợp có thể phát sinh
• Xin giấy phép đầy đủ, đúng thời gian theo quy định

Nếu bạn đang muốn tìm đơn vị tổ chức chương trình âm nhạc, hòa nhạc, nghệ thuật chuyên nghiệp, hãy gọi ngay H-Tech Event để được tư vấn miễn phí và nhận ưu đãi!