Proposal cơ bản cho một sự kiện thường bao gồm những phần nào?

Proposal sự kiện là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp lên kế hoạch chi tiết cho chương trình. Hãy cùng H-Tech Event tìm hiểu những phần cần thiết trong một proposal để đảm bảo sự kiện thành công.

1. Thông tin chung về sự kiện

Một proposal sự kiện chuyên nghiệp cần mở đầu với những thông tin tổng quan về doanh nghiệp và chương trình. Đây là phần giúp khách hàng có cái nhìn toàn diện về sự kiện trước khi đi vào nội dung chi tiết. Một bản đề xuất rõ ràng giúp xác định mục tiêu, định hướng thực hiện và tối ưu hóa quy trình tổ chức.

1.1. Thông tin doanh nghiệp

Trước tiên, proposal cần giới thiệu doanh nghiệp hoặc đơn vị tổ chức sự kiện. Thông tin này bao gồm tên doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động và tầm nhìn sứ mệnh.

Ngoài ra, phần này cũng đề cập đến mục tiêu chung của doanh nghiệp đối với sự kiện đó. Ví dụ, doanh nghiệp có thể tổ chức sự kiện để ra mắt sản phẩm mới, kết nối khách hàng, hoặc tăng cường nhận diện thương hiệu trên thị trường. Việc xác định rõ mục tiêu giúp toàn bộ quá trình triển khai diễn ra hiệu quả và có định hướng rõ ràng.

1.2. Đề xuất thời gian và địa điểm

Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện là hai yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của chương trình. Proposal sự kiện cần đề xuất ngày tổ chức dự kiến, có thể dựa trên các yếu tố như tính chất sự kiện, mùa cao điểm của ngành sự kiện, hoặc các yếu tố bên ngoài như thời tiết (đối với sự kiện ngoài trời).

Bên cạnh đó, việc lựa chọn địa điểm phù hợp cũng cần được cân nhắc cẩn thận. Doanh nghiệp có thể tổ chức tại hội trường, khách sạn, trung tâm hội nghị, không gian ngoài trời hoặc tổ chức tại văn phòng công ty. Khi đề xuất địa điểm, cần tính đến các yếu tố như sức chứa, các trang thiết bị đi kèm, giao thông đi lại, khu vực đỗ xe,… để đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho khách tham dự.

1.3. Mục tiêu chương trình

Mỗi sự kiện đều cần có mục tiêu rõ ràng để đo lường mức độ thành công và tối ưu hóa nguồn lực triển khai. 

Một số mục tiêu phổ biến của các sự kiện bao gồm:

• Giới thiệu sản phẩm mới: Đây là hình thức sự kiện phổ biến trong ngành hàng tiêu dùng, công nghệ, ô tô,… giúp doanh nghiệp ra mắt sản phẩm một cách chuyên nghiệp và tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng.
• Nâng cao nhận diện thương hiệu: Sự kiện có thể tổ chức nhằm quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, tăng mức độ nhận diện trên thị trường thông qua các hoạt động truyền thông và trải nghiệm thực tế của khách tham dự.
• Tri ân khách hàng, đối tác: Doanh nghiệp có thể tổ chức sự kiện để bày tỏ sự trân trọng đối với khách hàng thân thiết, đối tác chiến lược thông qua các chương trình giao lưu, tặng quà, hoặc chia sẻ những dấu mốc quan trọng
• Xây dựng cộng đồng, kết nối doanh nghiệp: Một số sự kiện hướng đến việc tạo ra một nền tảng để kết nối cá nhân, tổ chức có cùng mối quan tâm, từ đó thúc đẩy sự hợp tác và phát triển bền vững.

Việc xác định rõ mục tiêu giúp doanh nghiệp dễ dàng xây dựng nội dung chương trình và lựa chọn phương thức triển khai hiệu quả. Khi các yếu tố trên được hoạch định cụ thể trong proposal sự kiện, quá trình tổ chức sẽ diễn ra thuận lợi đảm bảo được hiệu quả cao nhất.

2. Ý tưởng và concept sự kiện

Trong proposal, ý tưởng và concept sự kiện đóng vai trò quan trọng nhất, giúp chương trình có bản sắc riêng, tạo dấu ấn mạnh mẽ với người tham dự. Concept sáng tạo, được xây dựng phù hợp với mục tiêu và thông điệp của sự kiện sẽ giúp nâng cao trải nghiệm khách mời, tăng hiệu quả truyền thông.

2.1. Đề xuất concept chính

Một sự kiện thành công cần có concept rõ ràng, thể hiện qua chủ đề, phong cách thiết kế, màu sắc và các yếu tố sáng tạo. Concept giúp định hình tổng thể chương trình, tác động đến cảm xúc và ấn tượng với người tham dự.

Chủ đề sự kiện:

Proposal cần đề xuất chủ đề xuyên suốt, phù hợp với tính chất chương trình và đối tượng khách mời. Chủ đề có thể dựa trên một câu chuyện thương hiệu, một xu hướng nổi bật hoặc một thông điệp ý nghĩa mà doanh nghiệp muốn truyền tải. 

Màu sắc chủ đạo, phong cách thiết kế:

Màu sắc và phong cách thiết kế cần nhất quán với hình ảnh thương hiệu để tạo sự chuyên nghiệp và đồng bộ. Tùy vào mục tiêu, có thể lựa chọn phong cách sang trọng, trẻ trung năng động, hoặc thiên về thiên nhiên, bền vững. Ngoài ra, các yếu tố đồ họa, sân khấu, banner, thư mời cũng cần được thiết kế đồng bộ theo phong cách chủ đạo.

Ý tưởng sáng tạo để thu hút người tham dự: 

Ngoài việc trang trí ấn tượng, sự kiện cần có những điểm nhấn sáng tạo để tạo sự khác biệt và thu hút sự quan tâm. Điều này có thể đến từ cách sắp xếp không gian trải nghiệm, cách hoạt động tương tác, công nghệ hỗ trợ, hoặc yếu tố bất ngờ trong kịch bản chương trình. Một ví dụ là thiết kế photobooth theo chủ đề, trình diễn nghệ thuật độc đáo, khu vực vực checkin có trải nghiệm mới mẻ.

2.2. Thông điệp truyền tải

Bên cạnh yếu tố sáng tạo, một sự kiện cần đảm bảo tính nhất quán trong thông điệp để khẳng định thương hiệu và giá trị cốt lõi của chương trình.

• Giá trị cốt lõi mà sự kiện hướng tới: Mỗi sự kiện đều có thông điệp trọng tâm, có thể là sự đổi mới, sự gắn kết, lòng tri ân, cam kết sự bền vững. Proposal cần thể hiện rõ thông điệp để định hướng nội dung truyền thông và cách thức triển khai chương trình. 
• Tính nhất quán với hình ảnh thương hiệu: Concept và thông điệp của chương trình cần phù hợp với hình ảnh thương hiệu để tạo sự nhận diện mạnh mẽ. Điều này không chỉ thể hiện qua màu sắc, thiết kế mà còn ở cách truyền thông trước, trong và sau sự kiện. 

Khi concept và thông điệp được xây dựng một cách chặt chẽ và sáng tạo, sự kiện không chỉ gây ấn tượng mạnh mà còn giúp thương hiệu kết nối tốt hơn với khách hàng, đối tác và công chúng mục tiêu.

3. Nội dung chương trình

Proposal không thể thiếu timeline chi tiết, giúp đảm bảo chương trình diễn ra chuyên nghiệp, khoa học và đúng tiến độ. Timeline có thể thay đổi tùy theo quy mô và mục tiêu chương trình, nhưng cần đảm bảo sự mạch lạc, hợp lý và tối ưu trải nghiệm cho khách tham dự.

4. Đề xuất thiết kế

Thiết kế là một trong những yếu tố quan trọng giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp, ấn tượng và đồng bộ với concept chương trình. Thiết kế chỉn chu giúp nâng cao trải nghiệm khách mời, tạo hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ.

• Sân khấu và không gian sự kiện: Đề xuất bố trí sân khấu theo chủ đề, đảm bảo tầm nhìn tốt, hệ thống âm thanh – ánh sáng chất lượng. Không gian sự kiện cần được sắp xếp hợp lý, bao gồm khu vực checkin, khu trưng bày, khu vực VIP, khu vực tương tác,…
• Các ấn phẩm sự kiện: Thiết kế backdrop sân khấu, banner, standee,… với màu sắc, hình ảnh phù hợp chủ đề sự kiện và nhận diện thương hiệu
• Booth trưng bày và khu trải nghiệm: Đối với sự kiện ra mắt sản phẩm hoặc triển lãm, cần đề xuất thiết kế booth ấn tượng, thu hút khách tham quan.
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng: Thiết lập hệ thống đèn led, đèn sân khấu, màn hình led, âm thanh chất lượng cao để đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
• Quà tặng: Đề xuất thiết kế thiệp mời, bàng tên, brochure, gift set dành cho khách tham dự để tăng tính chuyên nghiệp và đồng bộ.

5. Đề xuất nhân sự sự kiện

Nhân sự biểu diễn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điểm nhấn cho chương trình, giúp sự kiện trở nên sống động và ấn tượng hơn. Tùy vào tính và quy mô sự kiện, proposal có thể đề xuất nhân sự biểu diễn phù hợp, như:

• MC và diễn giả: Lựa chọn MC có kinh nghiệm, phù hợp để dẫn dắt chương trình. Nếu có diễn giả khách mời, cần xác định chủ đề phát  biểu và sắp xếp thời gian hợp lý.
• Ca sĩ và ban nhạc: Đề xuất danh sách ca sĩ, nhóm nhạc hoặc ban nhạc để khuấy động không khí và thu hút sự chú ý.
• Vũ đoàn: Cung cấp các tiết mục múa, nhảy hiện đại, flashmob hoặc biểu diễn theo chủ đề sự kiện để tăng tính hấp dẫn
• Biểu diễn nghệ thuật đặc biệt: Tùy theo yêu cầu chương trình có thể đề xuất các tiết mục như múa lửa, trình diễn ảo thuật, DJ, trình diễn công nghệ (hologram, mapping,…)

Việc lựa chọn nhân sự biểu diễn cần đảm bảo phù hợp với concept chương trình, góp phần tạo nên không gian sự kiện ấn tượng và giàu cảm xúc.

Trên đây là một số thông tin cần thiết để xây dựng một proposal sự kiện chuyên nghiệp.

Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hãy liên hệ chúng tôi để được tư vấn miễn phí.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ DỊCH VỤ H-TECH

Địa chỉ: Số 52 ngõ 71 Hoàng Văn Thái, phường Khương Đình, quận Thanh Xuân, Hà Nội

Hotline: 0949.554.556