Vẽ kế hoạch chi tiết cho hội nghị
Lên kế hoạch luôn là bước đầu, là bước quan trọng nhất và cũng là bước quyết định cho tất cả. Vì nếu bản kế hoạch được vẽ càng chi tiết thì sẽ biết được càng rõ các tình huống, chi tiết về các rủi ro phát sinh chi phí, từ đó ta sẽ có sự điều chỉnh trong việc quyết định ngân sách của sự kiện
Xác định mục tiêu, mục đích ban đầu
Việc xác định mục tiêu không chỉ giúp bạn định hướng sự kiện mà còn giúp bạn dự toán ngân sách rõ ràng hơn, vì mỗi mục tiêu thì sẽ có đề xuất các loại chi phí khác nhau phù hợp với từng sự kiện. Ví dụ, nếu hội nghị có mục đích về âm nhạc, bạn cần dồn ngân sách nhiều hơn về chất lượng âm thanh, trình chiếu và nhiều thứ khác liên quan. Ngược lại, nếu chỉ là một buổi workshop đơn giản, yêu cầu về địa điểm và chi phí về thiết bị kĩ thuật sẽ thấp hơn nhiều.
Đề xuất danh sách các khoản chi phí cần thiết
Khi đã xác định được mục tiêu, bạn cần lập một danh sách cụ thể các khoản chi phí cần thiết cho sự kiện. Bao gồm các mục như:
- Địa điểm tổ chức,
- Thiết bị âm thanh ánh sáng,
- Dịch vụ ăn uống,
- Tài liệu & văn phòng phẩm,
- Chi phí quảng cáo truyền thông.
Danh sách này sẽ giúp bạn nắm bắt và theo dõi ngân sách nên sẽ có thể can thiệp chỉnh sửa ngân sách khi cần thiết. Chẳng hạn, nếu bạn nhận thấy chi phí cho dịch vụ âm thanh bên đối tác đắt hơn so với ngân sách, bạn có thể so sánh với các nhà cung cấp khác để tìm ra giá và giải pháp tối ưu hơn.
Tối ưu hóa thời gian và thời điểm tổ chức
Vì thời điểm tổ chức sự kiện cũng là một vấn đề cần được quan tâm nhất khi tổ chức hội nghị. Vì sự kiện được diễn ra vào những ngày quan trọng, ngày lễ hoặc cuối tuần thì chi phí địa điểm sẽ có phần cao hơn. Do đó, việc lựa chọn thời điểm phù hợp cũng giúp bạn tiết kiệm được một khoản ngân sách lớn. Hãy tham khảo ý kiến từ tệp khách mời của bạn để lên lịch cho hội nghị vào một trong những ngày trong tuần để có thể đáp ứng nhu cầu sử dụng ngân sách tiết kiệm hơn.
Chọn địa điểm tổ chức hợp lý
Địa điểm tổ chức có thể ảnh hưởng lớn đến chi phí tổ chức hội nghị hội thảo. Lựa chọn một địa điểm phù hợp không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tạo nên ấn tượng tốt cho người tham gia. Mỗi địa điểm đều có những phân khúc khác nhau từ các khách sạn 5 sao hay cho tới những hội trường có giá rẻ hơn để tiết kiệm chi phí.
Vị trí địa lý của địa điểm
Vị trí địa lý của địa điểm tổ chức cũng là cần được quan tâm trong quý trình lựa chọn địa điểm. Nếu hội nghị của bạn thu hút nhiều người tham gia từ các tỉnh, địa điểm xa khác nhau, hãy xem xét chọn địa điểm ở trung tâm hoặc gần các phương tiện giao thông công cộng.
Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho người tham gia mà còn giảm thiểu được chi phí đi lại. Bạn cũng có thể thỏa thuận với các khách sạn gần đó để có được mức giá ưu đãi cho việc lưu trú của khách mời.
Gói dịch vụ từ nhà cung cấp địa điểm
Nhiều địa điểm tổ chức hiện nay cung cấp các gói dịch vụ trọn gói bao gồm cả trang thiết bị, âm thanh ánh sáng và dịch vụ ăn uống. Việc này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm nhà cung cấp mà còn tiết kiệm chi phí nhờ vào việc thương lượng giá cả.
Hãy chắc chắn rằng bạn tìm hiểu kỹ về gói dịch vụ mà họ cung cấp. Đôi khi một gói có vẻ đắt nhưng nếu tính tổng thể thì lại rẻ hơn khi so sánh từng phần riêng lẻ.
Thương lượng hợp đồng thông minh
Trước khi ký hợp đồng, hãy dành thời gian để thương thảo các điều khoản. Nhiều địa điểm sẵn lòng đưa ra mức giá tốt hơn nếu bạn cam kết số lượng người tham dự hoặc thời gian tổ chức.
Tuy nhiên hãy khảo sát địa điểm để có thể nhìn được toàn cảnh, từ đó bạn sẽ có góc nhìn thực tế nhất so với những hình ảnh được đăng lên mạng để tránh các tính huống rủi ro khi thi công. Ngoài ra sẽ phải bàn bạc thêm về bên cho thuê địa điểm để phòng trừ các vấn đề phát sinh như: tiền dịch vụ mang thiết bị bên ngoài vào, giờ giấc thi công, phí dịch vụ, …
Ứng dụng công nghệ vào tổ chức hội nghị
Trong thời điểm 4.0 như hiện nay thì việc tận dụng công nghệ vào trong tổ chức sự kiện nói chung và hội thảo, hội nghị nói riêng. Việc sử dụng công nghệ không chỉ là thể hiện sự chuyên nghiệp trước mắt khách mời mà còn là một cách không thể thiếu để tối ưu chi phí của hội nghị và hội thảo
Tổ chức hội nghị trực tuyến
Qua thời điểm dịch COVID-19 cộng thêm với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, thì sự kiện online càng ngày càng được chú trọng và đầu tư vào nhiều hơn, đặc biệt là hội nghị và hội thảo online thông qua các nền tảng trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams hoặc là Google Meet. Vì hầu hết các nền tảng này được miễn phí hoặc chi phí đều khá rẻ nên điều này không chỉ hỗ trợ cải thiện ngân sách cho việc thuê địa điểm mà còn giảm thiểu chi phí di chuyển cho người tham gia. Tuy nhiên khi tổ chức trực tuyến thì vẫn còn vài cản trở như thiếu sự tương tác, kết nối… và sẽ cần thêm các thiết bị livestream sự kiện, camera chất lượng cao,… nên sẽ cần phải có một đội kĩ thuật để có thể vận hành thiết bị một cách trơn tru nhất.
Sử dụng ứng dụng quản lý sự kiện
Trong thời kì được công nghệ được ứng dụng vào các sự kiện hiện nay thì trên thị trường có nhiều thiết bị ứng dụng hỗ trợ tổ chức sự kiện giúp bạn quản lý tốt hơn so với quản lý cách thông thường. Điều này sẽ giúp bạn tối ưu chi phí ngân sách về lực lượng nhân sự và giảm thiểu rủi ro sai sót từ đội ngũ. Một số cách bạn có thể các ứng dụng để quản lý sự kiện được phổ biến rộng rãi như: Ứng dụng Check-In qua QR Code, Face ID, vòng tay ứng dụng NFT,…
Tận dụng mạng xã hội để quảng bá
Một trong những công cụ Marketing và quảng bá mạnh nhất hiện nay đó là Social Media vì trên các nền tảng này bạn có thể ứng dụng các định dạng đa dạng như: Reels, hình ảnh, video dài, Infographics, tận dụng Seeding,.. Thay vì phải chi trả chi phí đắt đỏ cho những hình thức Marketing và PR truyền thống như OOH, Banners, Posters thì sẽ mất các chi phí về in ấn, thi công,…
Tuy nhiên bạn phải đảm bảo rằng bạn có thông điệp truyền tải rõ ràng để cài cắm mỗi chiến dịch truyền thông để trở nên hấp dẫn, phù hợp với sự kiện và đồng bộ qua các nền tảng khác nhau như Facebook, Instagram, Linkedin, TikTok,… Ngoài ra, hãy kêu gọi người tham gia chia sẻ thông tin về sự kiện để có thể tăng mức độ nhận diện và phủ sóng của sự kiện, điều này sẽ giảm thiểu bớt về các chi phí chạy ADS hoặc thuê KOL/KOC,…
Quản lý ngân sách một cách hiệu quả
Quản lý ngân sách là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của hội nghị. Một kế hoạch ngân sách tốt sẽ giúp bạn tránh được tình trạng thiếu hụt hoặc lãng phí không cần thiết.
Theo dõi chi phí liên tục
Trong quá trình tổ chức hội nghị, bạn cần theo dõi sát sao về bản kế hoạch được vẽ ra ban đầu về các khoản chi phí để đảm bảo rằng mọi thứ đang diễn ra đều nằm trong tay bạn. Thông qua quá trình theo dõi này, bạn sẽ nhận ra sớm các khoản chi khi mà vượt qua giới hạn ngân sách và sẽ điều chỉnh kịp thời.
Phân bổ ngân sách hợp lý
Không nên dồn toàn bộ ngân sách vào những hạng mục chủ chốt mà nên phân bổ đều cho các khoản chi khác nhau. Việc này giúp đảm bảo rằng mọi lĩnh vực đều được chăm sóc hợp lý, đảm bảo không có sự cố nào xảy ra và mọi thứ đều được đồng bộ với nhau để tránh các trường hợp có những góc trong sự kiện không được chỉn chu, đây cũng là một điểm trừ trong mắt của khách mời trong sự kiện. Ngoài ra khi mọi thứ được phân bổ rõ ràng và đều đặn thì bạn cũng nên để một khoản dự phòng riêng trong những tình huống không đáng có..
Học hỏi từ kết quả sau sự kiện
Sau khi hội nghị kết thúc, hãy dành thời gian để ghi ra những sai sót và toàn bộ quy trình tổ chức, thi công và triển khai ngân sách. Điều này sẽ cho bản thân biết mình đang có thiếu sót ở đâu? Về chỗ nào? Từ đâu? Do ai? Lúc nào? Tại sao? Và quan trọng nhất là khắc phục như nào? Từ đó hãy lập cho mình một bản báo cáo chi tiết về hậu sự kiện và tận dụng kinh nghiệm đã trải qua để cho những sự kiện lần sau được thành công nhất trong tương lai!
Kết luận
Chi phí tổ chức hội nghị hội thảo là một yếu tố quan trọng cần được lưu tâm và tối ưu một cách thông minh nhất. Qua bài viết này, chúng ta có thể thấy những khoản chi phí được tối ưu từ những chi tiết nhỏ nhất có thể dù ít hay nhiều.
Thông qua các việc như lập kế hoạch, lựa chọn địa điểm, tận dụng công nghệ, quản lý ngân sách ra sao, tất cả đều góp những phần không nhỏ để tạo nên một buổi hội nghị mỹ mãn. Và từ đầu ta có thể thấy việc ban đầu cũng là việc quan trọng nhất đó là lập kế hoạch, vì từ đây bản thân sẽ có được cái nhìn toàn cảnh nhất từ những thứ lớn tới nhỏ nhất. Điều này sẽ dễ dàng hơn rất nhiều khi tối ưu chi phí trong sự kiện.
LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ NGAY
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ DỊCH VỤ H-TECH
- Email: kinhdoanh@htechmedia.vn
- Hotline: 0819.433.888 – 083.897.4567
- Địa chỉ: 52/71 Hoàng Văn Thái, Khương Trung, Thanh Xuân, Hà Nội
- Website: https://htechmedia.vn
- Cho thuê thiết bị giá rẻ tại https://chothuethietbi.net
CẬP NHẬT NHỮNG THÔNG TIN MỚI NHẤT TẠI:
- Fanpage Facebook H-Tech Event, H-Tech Media
- Danh mục Tin Tức Tổng Hợp của website H-Tech Event
