Những lưu ý quan trọng khi setup sự kiện trong mùa mưa

Tổ chức sự kiện, đặc biệt là sự kiện ngoài trời phải lường trước những rủi ro về thời tiết như mưa bão, nắng gắt, lũ lụt,… Việc setup thiết bị sự kiện khi trời mưa phải vô cùng cẩn thận để đảm bảo an toàn cho cả nhân sự và thiết bị.

1. Những vấn đề có thể gặp phải khi setup thiết bị trong mùa mưa

Khi setup sự kiện trong trời mưa, có thể gặp phải một số vấn đề sau đây:

• An toàn của khách mời và nhân viên

Mưa có thể làm cho các khu vực ngoài trời trơn trượt và nguy hiểm. Nguy cơ trượt ngã và tai nạn tăng cao, đặc biệt là trên các bề mặt như cỏ hoặc đá.

• Hư hỏng thiết bị điện tử

Mưa có thể làm hư hỏng các thiết bị điện tử như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu nếu chúng không được bảo vệ hoặc che chắn đúng cách.

• Ảnh hưởng không gian và thiết kế sự kiện

Mưa có thể làm ướt, hỏng các trang trí, bàn ghế, làm giảm sự hấp dẫn của không gian sự kiện.

• Giảm thiểu số lượng khách tham dự

Người tham dự sự kiện có thể từ chối hoặc ít có khả năng tham dự do lo ngại về điều kiện thời tiết.

• Thay đổi kế hoạch tổ chức chương trình

Trời mưa có thể khiến ạn phải điều chỉnh kế hoạch tổ chức chương trình. Bao gồm việc di chuyển hoạt động ngoài trời vào trong nhà hoặc hủy bỏ hoạt động không thực hiện được.

• Vấn đề về giao thông và đỗ xe

Mưa lớn có thể gây khó khăn cho việc di chuyển và đỗ xe của khách mời và nhân viên. Đặc biệt, đây là vấn đề lớn nếu không đủ không gian trong nhà để phục vụ tất cả mọi người.

• Gây cản trở cho các hoạt động ngoài trời

Mưa có thể làm gián đoạn hoặc ngăn cản các hoạt động ngoài trời như trò chơi, giải trí, tương tác,….

• Ảnh hưởng đến cảm xúc của khách mời

Mưa có thể làm giảm tâm trạng của khách mời và ảnh hưởng đến sự thoải mái của khách mời khi tham gia.

2. Những lưu ý quan trọng khi setup sự kiện trong mùa mưa

Để giảm thiểu các vấn đề khi setup, việc chuẩn bị kỹ lưỡng và có kế hoạch dự phòng rõ ràng là rất quan trọng khi setup sự kiện trong điều kiện thời tiết không thuận lợi như mưa.

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng để bạn cân nhắc để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và an toàn.

• Chuẩn bị ngoài trời và trong nhà

Đảm bảo rằng có đủ không gian trong nhà để di chuyển các hoạt động ngoài khi cần thiết.

• Chất lượng sàn nước

Cân nhắc đến điều kiện của mặt sân, sàn nước hoặc lối đi trong trường hợp mưa làm trơn trượt. Có thể cần có những phương án làm sạch nước như thảm, khăn lau.

• Phòng chấm thấm nước

Sử dụng lều hoặc dù để che chắn các khu vực quan trọng như sân khấu, thiết bị điện tử.

• Dự phòng bữa ăn

Nếu bạn có dự định sử dụng bữa ăn ngoài trời, hãy chuẩn bị các phương tiện bảo vệ như áo mưa, dù. Việc đảm bảo thực phẩm được bảo quản tốt trong điều kiện mưa là vô cùng quan trọng.

• Cân nhắc hủy hoặc chuyển đổi sự kiện

Nếu dự báo thời tiết quá xấu, hãy xem xét việc hủy hoặc chuyển sang thời điểm khác. Việc này nhằm đảm bảo an toàn cho tất cả mọi người.

• Cập nhật thông tin thời tiết

Cập nhật thông tin thời tiết ho khách mời và nhân viên để họ có thể chuẩn bị tốt hơn.

• Phương án cứu hộ

Có kế hoạch sẵn sàng để xử lý các tình huống khẩn cấp như gió mạnh, sét đánh hoặc lũ lụt nếu có.

• Đèn chiếu sáng

Nếu sự kiện kéo dài vào buổi tối, hãy chuẩn bị đèn chiếu sáng phù hợp để đảm bảo an toàn di chuyển và thuận tiện cho khách mời.

Hi vọng rằng những chia sẻ của H-Tech sẽ giúp ích cho anh em làm nghề sự kiện trong mùa mưa bão.

Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện hãy liên hệ H-Tech Event – chúng tôi luôn sẵn sàng phục vụ bạn.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ DỊCH VỤ H-TECH

Địa chỉ: Số 52 ngõ 71 Hoàng Văn Thái, Khương Trung, Thanh Xuân, Hà Nội

Hotline: 0949 554 556