Đảm bảo an ninh và an toàn trong tổ chức sự kiện

Trong quá trình tổ chức, việc đảm bảo an ninh sự kiện và an toàn sự kiện là yếu tố cần được đặt lên hàng đầu. Qua bài viết này, H-Tech EvenEvent sẽ làm sáng tỏ ý nghĩa của việc bảo vệ an ninh, an toàn trong tổ chức sự kiện, đồng thời gợi ý đến bạn đọc các phương pháp thực hiện và biện pháp xử lý trong từng tình huống cụ thể.

1. Tại sao cần đảm bảo an ninh và an toàn sự kiện?

Các sự kiện quy mô lớn thường quy tụ đông đảo khách mời là cá nhân hoặc các doanh nghiệp lớn nhỏ, điều này cũng đồng nghĩa với việc tiềm ẩn nhiều rủi ro và sự cố an ninh sự kiện và an toàn sự kiện có thể phát sinh.

Các sự cố dù là nhỏ nhặt nếu không được xử lý nhanh gọn có thể gây ra những hậu quả vô cùng nghiêm trọng, từ những mâu thuẫn nhỏ có thể dẫn đến xung đột, thương tích, thậm chí là tình huống nguy hiểm như hỏa hoạn.

Do đó, nên có một đội ngũ an ninh sự kiện và an toàn sự kiện chuyên nghiệp, luôn trong tư thế sẵn sàng ứng phó, sẽ đảm bảo mọi vấn đề hay sự cố bất ngờ xảy ra được xử lý nhanh gọn, hiệu quả.

Đối với những người tổ chức, trách nhiệm đảm bảo an toàn cho khách mời, bao gồm cả đồng nghiệp và những người tham gia, là ưu tiên hàng đầu. Việc thuê một lực lượng bảo vệ chuyên nghiệp sẽ giúp họ đỡ tốn thời gian và công sức cho vấn đề này hơn.

Đứng trên phương diện của người tham dự, họ sẽ cảm thấy yên tâm và thoải mái hơn khi biết rằng mình được bảo vệ trong một sự kiện có quy mô lớn, từ đó tránh được những rủi ro không lường trước được, đảm bảo một trải nghiệm tích cực và an toàn.

2. Các vấn đề an ninh, an toàn sự kiện cần quan tâm

2.1. Đảm bảo an toàn thực phẩm

Việc đảm bảo thức ăn, đồ uống tại sự kiện đạt chuẩn an toàn thực phẩm thuộc lĩnh vực an toàn sự kiện. 

Mọi thực phẩm và đồ uống phục vụ trong các sự kiện phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn vệ sinh thực phẩm. Sự an tâm của khách hàng là ưu tiên hàng đầu, do đó, những tổ chức chịu trách nhiệm tổ chức sự kiện phải chọn lựa cẩn thận các nhà cung cấp thực phẩm uy tín, có chứng chỉ đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm hợp lệ. 

Bên cạnh việc lựa chọn nguồn cung cấp thực phẩm, cần phải giữ cho môi trường tổ chức sự kiện sạch sẽ trong quá trình sử dụng là vô cùng quan trọng. Điều này bao gồm việc có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp để hỗ trợ việc phục vụ, vệ sinh và bảo quản thực phẩm trong suốt sự kiện, cũng như việc bố trí các thùng rác ở vị trí thuận tiện, phân loại rõ ràng để đảm bảo vệ sinh chung.

2.2. Đảm bảo an ninh sự kiện

Để đảm bảo an ninh sự kiện luôn đạt chuẩn, việc kiểm soát chặt chẽ việc đi lại của khách tham dự là một phần quan trọng. Điều này giúp ngăn chặn những người không có quyền lợi hoặc không được mời tham gia và gây rối.

Việc đảm bảo an toàn và giám sát chặt chẽ các hoạt động diễn ra trong sự kiện là yếu tố không thể thiếu để hạn chế tối đa các tình huống không mong muốn như mâu thuẫn hay xung đột. Nhân viên an ninh sự kiện cần phải luôn cảnh giác, theo dõi sát sao lượng khách ra vào và có khả năng ứng phó linh hoạt với bất kỳ sự cố nào có thể phát sinh một cách nhanh gọn.

2.3. Thành lập tổ y tế sự kiện

Thành lập một tổ y tế để nếu có bất kỳ khách mời nào tham gia gặp vấn đề về sức khỏe thì có thể xử lý và sơ cứu kịp thời là một bước quan trọng trong đảm bảo an ninh sự kiện và an toàn sự kiện.

Đối với những sự kiện có quy mô lớn, việc hợp tác với các tổ chức y tế địa phương để hỗ trợ là điều cần thiết khi số lượng người tham gia có thể lên tới hàng trăm. Trong khi đó, với những sự kiện nhỏ hơn, tự trang bị một bộ kit cấp cứu với những vật dụng và thuốc thiết yếu là một giải pháp khả thi để xử lý các tình huống khẩn cấp.

3. Phương pháp xử lý khi có tình huống khẩn cấp

3.1. Thiết bị gặp trục trặc gây mất an toàn

Trong quá trình tổ chức sự kiện, việc đảm bảo an toàn cho các thiết bị điện tử như hệ thống âm thanh và chiếu sáng là hết sức quan trọng. Để phòng tránh những sự cố đột ngột như mất điện, việc chuẩn bị một bộ tủ điện “sơ-cua” là biện pháp cần thiết, giúp duy trì hoạt động của thiết bị trong một khoảng thời gian nhất định, cho đến khi nguồn điện chính được khôi phục.

Đối với việc vận hành các màn hình LED, yêu cầu kỹ thuật đặt ra là phải có máy tính hoặc laptop có cấu hình mạnh để tránh hiện tượng đơ máy hay cúp điện. Bên cạnh đó, việc chuẩn bị thêm một số laptop dự phòng cũng là một biện pháp thông minh, nhằm đối phó với bất kỳ sự cố bất ngờ nào có thể xảy ra.

Trong các hoạt động tổ chức ngoại khóa, việc đảm bảo an toàn trở nên phức tạp hơn, đặc biệt là khi thời tiết không thuận lợi như mưa to và gió lớn. Để phòng tránh những sự cố không mong muốn, như bị điện giật, nên trang bị một bộ dụng cụ cách điện là giải pháp tối ưu.

3.2. Xuất hiện “khách không mời” gây mất an ninh sự kiện

Để đảm bảo an ninh sự kiện, cần triển khai các biện pháp bảo vệ như lắp đặt hệ thống AI nhận diện khách mời hoặc sử dụng thư mời để kiểm tra là rất cần thiết, nhằm ngăn chặn sự xâm nhập của “khách không mời” có ý đồ xấu muốn gây bất lợi cho sự kiện.

Bên cạnh đó, việc có một đội ngũ bảo an ninh sự kiện chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm sẽ góp phần tăng cường khả năng ứng phó linh hoạt với các tình huống bất ngờ, giúp phòng tránh những rủi ro có thể xảy ra.

Về vấn đề an toàn sự kiện có sự tham gia của nhiều trẻ em, cần lưu ý rằng tính hiếu kỳ và sự năng động tự nhiên của trẻ có thể dẫn đến những rủi ro không lường trước được. Do đó, việc giám sát chặt chẽ và bảo vệ các thiết bị trong sự kiện là hết sức quan trọng để ngăn chặn những sự cố không may mắn, đồng thời đảm bảo an toàn cho các em nhỏ.

3.3. Vấn đề về an toàn thực phẩm

Khi đối mặt với tình huống thức ăn và thức uống cung cấp cho sự kiện không tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn vệ sinh thực phẩm, việc đầu tiên cần làm là lựa chọn phương án xử lý thủ công nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả.

Đầu tiên, cần có một đội ngũ chuyên trách để giám sát chặt chẽ quá trình chuẩn bị thức ăn, đồng thời kiểm tra từng món ăn một cách cẩn thận trước khi chúng được phục vụ.

Hợp tác chặt chẽ với ban quản lý sự kiện để đảm bảo rằng mọi chi tiết trong kế hoạch tổ chức đều được thực hiện một cách chính xác, từ thời gian phục vụ thức ăn đến việc đảm bảo chất lượng và độ an toàn của thực phẩm luôn ở mức cao nhất, bao gồm cả việc giữ thức ăn ở nhiệt độ thích hợp.

Đồng thời, cần thiết lập một thỏa thuận rõ ràng với quản lý sự kiện về việc tuân thủ các quy định an toàn thực phẩm và cam kết về việc cung cấp thức ăn đúng chuẩn và an toàn cho khách tham dự.

4. Vai trò của đội an ninh chuyên nghiệp trong tổ chức sự kiện

• Đội ngũ bảo an 

Đội ngũ bảo an chuyên nghiệp cho các sự kiện chịu trách nhiệm kiểm tra và kiểm soát khách mời tham dự, theo dõi sát sao các hoạt động diễn ra trong sự kiện để có thể xử lý kịp thời, từ đó bảo vệ an toàn sự kiện và an ninh sự kiện.

Nhóm bảo vệ chuyên nghiệp cho sự kiện sẽ là lực lượng chủ chốt trong việc bảo vệ cho khách mời tham dự và tài sản tại địa điểm tổ chức, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và không gặp phải bất kỳ sự cố không mong muốn nào xảy ra.

Tại các sự kiện có quy mô lớn, phân ra nhiều khu vực và có nhiều trang thiết bị đa dạng, nguy cơ xảy ra hỏa hoạn và các sự cố khác là điều khó tránh khỏi.

•  Đội ngũ an ninh sự kiện 

Đội ngũ an ninh sự kiện chuyên nghiệp sẽ triển khai các kế hoạch bảo vệ cẩn trọng và các biện pháp phòng cháy chữa cháy (PCCC) để kịp thời đối phó với các sự cố không mong muốn. Việc sử dụng dịch vụ bảo vệ sự kiện sẽ mang lại sự yên tâm tuyệt đối cho cả nhà tổ chức và khách tham dự.

Những nhân viên an ninh chuyên nghiệp phải sở hữu kỹ năng xử lý tình huống khẩn cấp và giải quyết các mâu thuẫn một cách linh hoạt. Họ cần được huấn luyện bài bản về các chính sách và thủ tục an ninh, cũng như các kỹ năng thiết yếu để đảm bảo an toàn cho mọi người trong môi trường tổ chức sự kiện.

5. H-Tech Event cung cấp đội ngũ bảo an chuyên nghiệp 

Chú trọng đến yếu tố an ninh sự kiện và an toàn sự kiện, H-Tech Event đặt chúng lên hàng đầu trong từng sự kiện được tổ chức. Đội ngũ an ninh của chúng tôi, qua quá trình đào tạo chuyên nghiệp, luôn kiểm soát chặt chẽ số lượng khách mời, giám sát các hoạt động trong sự kiện và bảo vệ an toàn cho mỗi người tham gia.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác đáng tin cậy để tổ chức sự kiện, Sen Xanh sẽ là lựa chọn không thể tốt hơn. Để được tư vấn cụ thể và biết thêm thông tin chi tiết, mời bạn đọc liên hệ với chúng tôi qua các kênh thông tin sau đây:

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ DỊCH VỤ H-TECH

Địa chỉ: Số 52 ngõ 71 Hoàng Văn Thái, Khương Trung, Thanh Xuân, Hà Nội

Hotline: 0949 554 556