Tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp 

Tổ chức hội nghị, hội thảo đã quá quen thuộc với những đơn vị tổ chức sự kiện. Có nhiều loại hình hội nghị, hội thảo phục vụ cho các mục đích khác nhau nhưng hầu hết các hội nghị đều mang tính trang trọng. Để chuẩn bị kỹ lưỡng cho chương trình thì việc hợp tác với một đơn vị chuyên nghiệp là cần thiết. Vậy đâu mới là đơn vị thật sự phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng H-TECH Event tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

1. Tổng quan về tổ chức hội nghị, hội thảo

Hội nghị, hội thảo là chương trình mà doanh nghiệp tổ chức để bàn luận về một chủ đề thực tiễn; đối thoại, thăm dò ý kiến khách hàng; quảng bá thương hiệu, sản phẩm. Từ đó chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng trung thành. 

Tùy thuộc theo mục đích của từng giai đoạn, sự kiện có thể là trao đổi khoa học, tri ân khách hàng, workshop,….

Việc tổ chức chương trình hội nghị, hội thảo không quá cầu kỳ và phức tạp song đòi hỏi đơn vị tổ chức phải vô cùng tỉ mỉ, cẩn thận, có kế hoạch rõ ràng, chi tiết.

2. Các loại hình hội nghị, hội thảo phổ biến hiện nay

Hội nghị, hội thảo được chia thành nhiều nhóm, tùy thuộc theo mục đích, doanh nghiệp nên xác định rõ ràng để tìm được đối tác phù hợp.

2.1. Hội thảo khoa học

Hội thảo khoa học được tổ chức để thảo luận hoặc công bố về một hay nhiều vấn đề khoa học. Các diễn giả có chuyên môn sẽ trình bày vấn đề và trao đổi cùng những người có liên quan hoặc cùng hoạt động trong lĩnh vực. Chính vì vậy, hội thảo khoa học không mang quá nhiều ý nghĩa về quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp.

2.2. Workshop

Workshop hiện nay đã trở thành hình thức hội nghị phổ biến trên thế giới và Việt Nam. Mục đích của workshop là chia sẻ kiến thức thuộc một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính,… Khác với các loại hình hội nghị khác, workshop thường có quy mô khá nhỏ, thường chỉ từ 10-20 người.

2.3. Hội nghị ra mắt sản phẩm

Hội nghị ra mắt, giới thiệu sản phẩm mang ý nghĩa chính thức công khai một sản phẩm mới đến với khách hàng. Tại sự kiện, khách hàng có cơ hội được trải nghiệm thực tế sản phẩm, cũng như doanh nghiệp có thể tiếp nhận những đánh giá từ khách hàng trước khi chính thức bán rộng rãi trên thị trường. 

2.4. Hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng được doanh nghiệp tổ chức thường niên, khách mời chính là khách hàng hoặc các đối tác chiến lược của họ. Mục đích của hội nghị là gửi lời cảm ơn, tri ân đến những khách hàng thân thiết đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp cũng tận dụng cơ hội này để thăm dò ý kiến khách hàng về sản phẩm, dịch vụ nhằm cải thiện chất lượng, phát triển hoạt động kinh doanh. Đây là sự kiện quan trọng cả về hình thức và nội dung, do đó phần đón tiếp và chăm sóc khách hàng luôn phải tỉ mỉ, được đặt lên hàng đầu.

2.5. Hội thảo du học

Hội thảo du học là sự kiện giải đáp những thắc mắc của người có mong muốn đi du học. Một số vấn đề có thể kể đến như sinh hoạt phí tại nước ngoài, chương trình học và chất lượng giảng dạy, cơ chế học bổng,… Ngoài ra, những hội thảo du học này còn được tổ chức nhằm tìm kiếm khách hàng cho chính công ty của họ hoặc thu thập và bán thông tin khách hàng tiềm năng cho các công ty du học.

2.6. Hội thảo nhà nước

Đặc trưng của hội thảo nhà nước là sự trang trọng tuyệt đối. Các sự kiện này thường có quy mô lớn, tổ chức vào một số ngày cố định trong năm hoặc theo mục đích thảo luận của các cấp Nhà nước. Mỗi hội nghị thường được chuẩn bị trước nhiều tháng, yêu cầu sự nghiêm túc, chỉn chu trong từng chi tiết.

2.7. Hội nghị sơ kết, tổng kết cuối năm

Hội nghị sơ kết, tổng kết thường được tổ chức 6 tháng hoặc 1 năm một lần. Đây là họat động để doanh nghiệp nhìn lại kết quả kinh doanh, tri ân nhân sự có cống hiến trong năm. Đồng thời, đưa ra các định hướng phát triển trong giai đoạn tiếp theo.

Xem thêm: Dịch vụ cho thuê màn hình LED phục vụ sự kiện hội nghị, hội thảo

3. Quy trình tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo tối ưu chi phí và hiệu quả

Để tổ chức chương trình thành công, tránh những rủi ro không đáng có xảy ra, đơn vị tổ chức sự kiện cần phải có kế hoạch và quy trình tổ chức rõ ràng, chi tiết. Cùng H-TECH Event tìm hiểu các bước để tổ chức được một chương trình hội nghị:

Bước 1: Xác định chủ đề chính

Xác định chủ đề chính và bối cảnh tổ chức hội nghị, hội thảo là yếu tố then chốt, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định liên quan đến kế hoạch tổ chức và ngân sách.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch tổ chức

Một bản kế hoạch cho sự kiện hội nghị, hội thảo phải bao gồm đầy đủ các nội dung sau:

• Xác định mục đích, mục tiêu của hội nghị, hội thảo
• Nội dung chính của buổi hội nghị, hội thảo
• Thời gian và địa điểm tổ chức 
• Xác định đối tượng khách mời và xây dựng danh sách chi tiết
• Kịch bản chương trình

Bước 3: Chuẩn bị cho hội nghị

Đây là một bước đóng vai trò quan trọng trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo. Chuẩn bị kỹ càng, chỉn chu để hạn chế tối đa rủi ro phát sinh tại sự kiện. Doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện phù hợp, chuyên nghiệp, các đơn vị này sẽ thay bạn chuẩn bị công việc cũng như đưa ra lời khuyên hữu ích cho bạn.

Bước 4: Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện theo kế hoạch đã định, bám sát kịch bản đã được thông qua. Chương trình chỉ có thay đổi khi có phát sinh vấn đề.

Bước 5: Kết thúc hội nghị và đánh giá hiệu quả

Đánh giá hiệu quả và rút kinh nghiệm là bước cuối cùng và bắt buộc phải thực hiện. Bước này để đo lường mức độ thành công của chương trình cũng như nhìn nhận lại những điểm còn chưa thành công. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại thường bỏ qua bước này.

5. Lý do lựa chọn H-Tech Event là đơn vị tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo trọn gói

Tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo ấn tượng là yếu tố quan trọng để giữ chân khách hàng. 

H-Tech xác định rằng mỗi chương trình cần có sự chuẩn bị chu đáo từ kịch bản đến thiết bị, nhân sự.

Chúng tôi là sự lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp của bạn, cam kết chất lượng dịch vụ:

• Nhân sự giàu kinh nghiệm, năng động, sáng tạo trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chúng tôi đưa ra kế hoạch chương trình phù hợp với mục đích của khách hàng.
• Cung cấp ý tưởng xây dựng kịch bản chi tiết giúp khách hàng để dễ theo dõi và quan sát.
• Báo giá chi tiết với mức giá cạnh tranh, giúp tiết kiệm thời gian và ngân sách cho khách hàng.
• Cung cấp đầy đủ nhân sự và thiết bị, mang lại nhiều sự lựa chọn phù hợp cho chương trình.
• H-Tech có mạng lưới quan hệ trong giới truyền thông, báo chí, truyền hình, KOLs,… tạo tiếng vang và hỗ trợ truyền thông

Hyy vọng rằng những chia sẻ trên sẽ giúp khách hàng có cái nhìn tổng quan về tổ chức hội nghị, hội thảo. H-Tech trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã theo dõi và bài viết và tìm hiểu về dịch vụ. 

Thông tin liên hệ H-TECH Event:

Hotline: 0949 554 556

Email: hung.hv@htechmedia.vn

Địa chỉ văn phòng: Số 52 ngõ 71 Hoàng Văn Thái, Khương Trung, Thanh Xuân, Hà Nội, Việt Nam